POOLI-PALVELUN TIETOSUOJAILMOITUS
Päivitetty 1.3.2020

1: YLEISESTI TIETOSUOJAILMOITUKSESTA

Tällä tietosuojailmoituksella toimitamme sinulle EU:n tietosuoja-asetuksen artikloissa 13 ja 14 vaaditut tiedot ennen kuin käsittelemme sinun henkilötietojasi Pooli-palvelussa.

2: REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYDENOTOT

Pooli-palvelun henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii Laskutuspalvelu Pooli Oy (3107248-8), joka sijaitsee osoitteessa Lemuntie 3-5 A, 00510 Helsinki. Mikäli sinulla on kysyttävää tietosuojailmoitukseen liittyen, voit olla yhteydessä Yrjö Sulavuori,
040-0851000, yrjo.sulavuori@citywork.fi

3: LASKUTUSPALVELU POOLI OY KÄSITTELIJÄNÄ POOLI-PALVELUSSA

Toimimme myös henkilötietojen käsittelijänä, kun Pooli-palvelun toteuttamisen yhteydessä käsittelemme asiakkaidemme puolesta heidän laskutustiedoissansa olevien henkilöiden henkilötietoja. Meidän ja asiakkaidemme välisen tietosuojasopimuksen löydät Pooli-palvelun käyttöehtojen kohdasta 9 ja verkkosivuilta www.pooli.fi/legal.

4: MUUTOKSET TIETOSUOJAILMOITUKSEEN

Voimme yksipuolisesti muuttaa tietosuojailmoitusta. Muutokset astuvat voimaan välittömästi, kun päivitetty versio tietosuojailmoituksesta julkaistaan.

5: HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYTOIMET

 

Käsittelyn tarkoitus

 

 

Oikeusperuste käsittelylle

 

Rekisteröidyt ja henkilötiedot

(a)   Asiakassuhteet

 

Sopimus

ð  sopimusten täytäntöönpano

Asiakkaiden yhteyshenkilöt: (i) Perus- ja yhteystiedot

(b)   Asiakastietojen strateginen analyysi uusien palveluiden kehittämiseksi ja asiakkaiden tarpeiden täyttämiseksi

Meidän oikeutettu etumme

meidän on analysoitava asiakastietojamme, voidaksemme parantaa palveluamme ja harjoittaa liiketoimintaamme

Kaikki asiakkaat: (i) Perus- ja yhteystiedot, (ii) palvelun käyttöä koskevat tiedot

(c)    Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen

Lakisääteiset velvoitteet

meidän on työnantajana noudatettava meille asetettuja lakisääteisiä velvoitteitamme

Asiakkaat: lainsäädännön meiltä vaatimat tiedot

6: SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään.

7: HENKILÖTIETOJEN SIIRTO

Voimme siirtää henkilötietojasi kolmansille (esim. tietojensäilytyspalveluntarjoajat) osana tavanmukaisia liiketoimiamme. Kun henkilötietoja siirretään kolmansille osapuolille, varmistamme, että henkilötietojen siirrot toteutetaan tietoturvallisesti ja asianmukaisin tietosuojasopimuksin.

Sinun henkilötietojasi voidaan siirtää yhteistyökumppaneillemme, tietojensäilytys- ja viestintäpalveluntarjoajille sekä kirjanpito- ja tilintarkastuspalveluntarjoajille sekä asiaankuuluville viranomaisille.

Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n ja ETA:n ulkopuolelle. Huolehdimme tällöin asianmukaisesta tietosuojan tasosta esim. mallisopimuksin, Privacy Shield -järjestelmällä ja muilla vastaavilla järjestelyillä.

8: HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Käsittelyn tarkoitus

Säilytysaika

(a)   Asiakassuhteet

Säilytämme tarpeellisia henkilötietoja niin pitkään kuin meidän välisemme sopimus on voimassa.

(b)   Asiakastietojen strateginen analyysi uusien palveluiden kehittämiseksi ja asiakkaiden tarpeiden täyttämiseksi

Säilytämme henkilötietoja niin pitkään kuin niitä voidaan käyttää käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseen.

(c)    Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen

Säilytämme henkilötietojasi niin pitkään kuin laki meiltä vaatii.

 

Voimme kuitenkin säilyttää rekisteröityjen tarpeellisia henkilötietoja pidempään kuin yllä on kuvattu, jos olemme velvollisia säilyttämään niitä lain mukaan tai se on tarpeen mahdollisen oikeudenkäynnin tai muiden vastaavien syiden vuoksi. Tarkistamme säännöllisesti rekistereissä olevien tietojen tarpeenmukaisuuden ja pidämme kirjaa tarkastuksista.

9: REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus käyttää kaikkia alla lueteltuja oikeuksia. Oikeuksia koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisina kohdassa 2 mainitulle henkilölle. Rekisteröidyn oikeudet voidaan toteuttaa vasta, kun rekisteröidyn henkilöllisyys on varmennettu asianmukaisella tavalla.

Oikeus

Tarkempi selite

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja rekisterinpitäjä on tallentanut hänestä.

Oikaisu- ja poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot laissa säädetyin perustein.

Rajoittamisoikeus

Rekisteröity voi vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä laissa säädetyin perustein.

Siirto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada ne häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, jos käsittely perustuu suostumukseen tai rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen, ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Vastustamisoikeus

Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus, milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten.

 

Jos henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällä perusteella lain mukaisesti.

Automatisoidut yksittäispäätökset, profilointi mukaan luettuna

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.

Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittelyn oikeusperustana on rekisteröityjen antama suostumus, on rekisteröidyillä myös oikeus suostumuksen peruuttamiseen.

 

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta. Valitus voidaan tehdä siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyn vakinainen asuinpaikka tai työpaikka on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut.

10: TIETOTURVA

Käytämme ainakin seuraavia tietoturvatoimia suojataksemme meidän vastuullamme olevia henkilötietoja: (i) henkilötietoihin pääsy on rajattu; (ii) henkilötietoja suojataan virustorjunnalla, haittaohjelman torjunnalla ja muilla vastaavilla ohjelmilla; (iii) jokaiselle henkilötietoryhmälle on asetettu vastuuhenkilö; (iv) käytämme ajantasaisia ja luotettavaksi todettuja ohjelmia ja järjestelmiä voidaksemme taata tietojen jatkuvan luottamuksellisuuden, eheyden, käytettävyyden ja vikasietoisuuden; (v) käytämme ajantasaisia ja luotettavaksi todettuja ohjelmia ja järjestelmiä voidaksemme taata, että fyysisen tai teknisen vian sattuessa tiedot ja pääsy niihin voidaan palauttaa nopeasti; ja (vi) arvioimme säännöllisesti meidän henkilötietojen käsittelytoimia.